Новые требования сдачи СЗВ-М: что изменилось с 1 октября 2018 года?

Внесение изменений в процедуру заполнения отчетной документации часто сопровождается утверждением нового бланка документа. В этой статье мы расскажем о новом порядке заполнения формы СЗВ-М, вступившем в силу с 1 октября 2018, был ли утвержден новый бланк, а также опишем основные нюансы заполнения.

Основные изменения СЗВ-М с 1 октября 2018 года

Отчет СЗВ-М не имеет своей законодательной расшифровки. Фактически это кодифицированная версия документа, где каждый символ имеет свое значение:

• СЗ — сведения о застрахованных;
• В — входящая документация, что подразумевает сдачу отчета в Пенсионный Фонд России;
• М указывает на период сдачи отчетности, в данном случае «помесячно».

Исходя из кода документа, отчет сдается каждый месяц до пятнадцатого числа.

Это важно!

СЗВ-М сдается в любом случае, даже если в организации официально нет работников, а все функции исполняет ген. директор (Письмо Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846). В документ включается персонифицированная информация по каждому сотруднику компании.

Отчетная документация по форме СЗВ-М подается и в том случае, если сотрудник фактически трудоустроен в последний день отчетного месяца. При этом неважно, заключен ли между компанией и сотрудников трудовой или гражданско-правовой договор.

21.12.2016 Министерством труда Российской Федерации была утверждена новая редакция инструкции по учету работников, положения которой начали действовать с октября 2018 года. В частности, главное нововведение заключается в изменении процедуры сдачи документы.

Раньше, компания могла направить отчет в Пенсионный фонд в последний день отчетного периода, например, заказным почтовым отправлением. Новая инструкция указывает на необходимость получения документа от компании именно до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Таким образом, если ПФР закрылся, а отчеты СЗВ-М или СЗВ-СТАЖ не было поданы, компания считается не исполнившей обязанность по подаче отчетной документации.

Статьей 8 Федерального закона №23-ФЗ установлены две формы сдачи СЗВ-М:

• на бумажном носителе, если в компании официальное число работников меньше 25 человек;
• в электронном виде, если, соответственно, трудоустроено 25 работников и больше.

Подтверждением сдачи отчетной документации служит квитанция, выдаваемая сотрудниками ПФР лично при сдаче на бумажном носителе или направляемая посредством электронной связи. Отсутствие квитанции о принятии СЗВ-М свидетельствует о невыполнении компаний своей обязанности, что может повлечь административные санкции.

После получения квитанции о принятии ПФР отчета, не позднее окончания следующего дня направляется протокол контроля сведений, на что компания должна ответить также электронным письмом-квитанцией о принятии протокола, подписанного ЭЦП.

Нюансы для бухгалтеров

При заполнении отчетной документации по форме СЗВ-М следует уделять внимание графе «Тип формы». В ней указывается кодификация в зависимости от порядка направления сведения:

• «исхд» применяется в случае, если отчетные данные подаются впервые на сотрудника;
• «доп» — подача отчета с дополненной информацией к ранее направленной форме;
• «отмн» — используется для аннулирования ранее поданных сведений с указанием новых данных.

Новые требования, которые вступили в силу 1 октября 2018 года усложнили порядок обжалования штрафных санкций в случае, если дополняющая отчетная документация подана на неучтенных сотрудников уже после пятнадцатого числа месяца, следующего за отчетным.

Например, при заполнении отчетной документации по форме СЗВ-М за сентябрь 2018 года компанией пропущен один сотрудник. Ранее в таком случае подавалась дополнительная форма. Пенсионный фонд расценивал это как нарушение срока подачи сведений и на субъекта накладывались административные санкции. Но компании часто обжаловали действия должностных лиц, объясняя это пробелом в законодательстве. С внесением в инструкцию новых требований, такие действия официально считаются нарушением, а наложенным штрафы правомерными.

В результате, с 1 октября 2018 года за каждого пропущенного сотрудника при подаче отчетности, даже в виде дополняющей, назначается административный штраф в размере 500 рублей за каждое физическое лицо.

Теперь работодатель при направлении дополнительно отчетной документации вправе изменить технические ошибки в анкетных данных или реквизитах документов на работника. В этом случае субъект освобождается от ответственности и соответственно от штрафа, если изменения были внесены самостоятельно или по указанию сотрудников Пенсионного фонда не позднее 5 дней. Но если все же вносятся сведения о сотруднике, которые не было поданы в основной СЗВ-М, субъект привлекается к ответственности с назначением штрафа в 500 рублей.

При этом в случае привлечения лица к административной ответственности за данное нарушение, он вправе обжаловать решение в судебном порядке, а также воспользоваться любыми другими правами, предусмотренными соответствующим законодательством.

ПФР в случае обнаружения ошибок в поданной СЗВ-М принимает следующие решения:

• если допущенные ошибки незначительны и могут быть исправлены самостоятельно или не подлежат исправлению, принимает СЗВ-М без необходимости подачи дополнительной формы;
• при неправильном указании реквизитов, сведений о сотруднике или его документах, ПФР также принимает отчет, но уже требует подачи дополнительной формы;
• если ошибки грубые и не подлежат исправлению, ПФР может не принять форму и потребовать повторной подачи документации.

Что касается бланка документа, то изменения в Инструкции его не затронули. Поэтому с 1 октября 2018 года применяется ранее утвержденная форма СЗВ-М.

Как не нарушить закон

Чтобы обезопасить себя от лишних административных санкций, следует подавать отчетную документацию заранее и контролировать процесс ее получения ПФР — требовать квитанцию. В этом случае, даже после обнаружения «забытых» сотрудников, у вас еще остается время на подачу дополнительной формы СЗВ-М без административных санкций.

Инструкция предусматривает исключения, которые позволяют определенным субъектам не сдавать отчетность по форме СЗВ-М.

• в случае ведения деятельности в качестве некоммерческой организации, отчет по форме СЗВ-М подавать не следует в случае отсутствия официально трудоустроенных сотрудников и отсутствия гражданско-правового договора с председателем некоммерческой организации;
• если индивидуальный предприниматель ведет деятельность самостоятельно без сотрудников, подавать форму СЗВ-М ему необязательно.

Сдавайте отчетность ПФР вовремя и без забот вместе с СБИС Электронная отчетность. Только до конца месяца спешите воспользоваться нашими специальными предложениями:

• Сдавайте отчетность в госорганы полгода бесплатно! Действует для организаций, которые раннее не использовали СБИС.
• Экономьте на нулевой отчетности! Сдавайте за 500 рублей в год!
• Скидка до 80% на СБИС Электронная Отчетность. Не жди – переходи!