Организация первичного документооборота: как сократить затраты

В момент проведения каждой хозяйственной операции составляется документация, которая называется первичной учетной документацией. Факт хозяйственной деятельности приобретают юридическую силу только в том случае, если отражен в первичной документации. Через предприятия таких документов проходит несметное количество: от десятка до тысяч в день. Как устроен учет первичной документации? Как не сойти с ума от проверки и систематизации первички? Как организовать первичный документооборот так, чтобы все было по полочкам, без ошибок и быстро? Ответы на эти вопросы в нашей статье.

Если мыслить метафорично и сравнить бухгалтерию с поэзией, сотканной из прекрасных стихов, то тогда первичную документацию нужно сравнить с буквами. Это своего рода строительной материал для будущей огромной системы. Первичная документация – алфавит бухгалтерии, именно она дает начало движению учетной информации, она обеспечивает бухгалтерский учет фундаментом - сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации.

Откуда берется первичка

Первичные учетные документы организации создаются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, в крайних случаях – сразу после ее завершения. Например, договоры, приходники, акты и т.п.

Первичные документы делятся на две большие группы: внутренние документы и внешние.

• Внутренние документы создаются для отражения внутренних операций. Составляются на предприятии. К ним относятся кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные ведомости и т. п.
• Внешние документы приходят на предприятие уже оформленные. Составляются за пределами организации. К ним относятся счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и т.п.

Три этапа прохождения документации:

1. Заведение первичной документации.
2. Перенос сведений из первичных документов в учетные регистры.
3. Подготовка отчетности по данным учетных регистров.

Как проверяют первичные документы

Поступившие в бухгалтерию первичные документы не просто ставятся на учет, а подвергаются обработке. Основным этапом бухгалтерской обработки документов в организации является проверка поступивших документов. Существует 3 вида проверки документов: по содержанию, по форме и на правильность расчетов.

Проверка по содержанию.

Важно, чтобы документы проходили предварительный контроль профильного специалиста еще на этапе составления. Это серьезное замечание, так как часть первичной документации готовят материально ответственные лица, а не сотрудники бухгалтерии. Проверяя документы по существу, нужно определить законность, правильность и целесообразность конкретной хозяйственной операции.

Проверка по форме.

Проверка формы первичного бухгалтерского документа организации подразумевает контроль за правильность выбранного бланка документа, уточнения, внесена ли самостоятельно разработанная форма документа в учетную политику предприятия. Также необходимо удостовериться, что в первичном учетном документе указаны все обязательные реквизиты, а именно: его название, дата, наименование организации, краткое содержание документа, единицы измерения конкретной хозяйственной операции, должности и подписи участников операции. Также необходимо на этом этапе отследить, чтобы бланк был заполнен правильно и без помарок.

Проверка расчетов.

После того, как документ проверен на правильность формы и содержания, бухгалтеру необходимо провести арифметическую проверку, то есть проверить точность вычислений, указанных в документе, провести таксировку, перевести натуральные показали в стоимостные.

После проверки бухгалтер выполняет контировку документов или бухгалтерскую проводку, то есть определяются счета, на которые нужно записать по дебету и кредиту оформленные на основе первички хозяйственные операции.

Две проблемы учета бумажной первички

При работе с первичкой на бумажном носителе существует две огромные проблемы: необходимость перелопачивать колоссальные объемы информации и сложность получения внешней документации.

С получением документации от партнеров и контрагентов бывает просто беда… Передача документов откладывается на последний момент, пересылаемые почтой бумаги требуют дополнительных временных и человеческих затрат, чтобы получить документы нередко нужно массу времени потратить на созвоны и переговоры, на просьбы-уговоры, порой переходящие в угрозы.

Первичная документация – бетон в основании бухучета – замешан из такого огромного количества камней, песка и других составляющих, что учесть каждый в составе глыбы очень непросто. Большое количество входящих данных нередко усугубляется и невысоким качеством первичной документации. Все это приводит к чехарде и ошибкам в отчетности.

Практика показывает, что наладить работу с первичкой, в том числе и обеспечить ее своевременное получение от контрагентов, позволяет электронный документооборот.

Переход на электронный документооборот

Сегодня электронный документооборот уже не диковинка, темпы его проникновения впечатляют. По данным исследования проекта TADVISER, объем потраченных средств российскими компаниями на внедрение систем ЭДО (электронного документооборота) увеличился с 25 млрд. руб. в 2012 году до почти 42 млрд. руб. в 2016 году. И данный рост продолжается с завидной динамикой. Компании используют не только электронную отчетность, но и двигаются дальше, переводя и первичные документы в электронный формат.

Электронный документооборот отличается от бумажного тем, что все документы в нем оцифрованы и подписываются электронной подписью. ЭДО позволяет систематизировать работу с документацией, как внутренней, так и внешней. Например, обмен электронными счетами-фактурами с контрагентами позволяет существенно сократить затраты на документооборот, в десятки раз ускоряет процедуру оформления сделок и облегчает жизнь сразу нескольким структурам предприятия, высвобождая ресурсы на задачи с наибольшим КПД.

Введение электронного документооборота состоит из нескольких этапов:

1. Взвешенное решение о переходе на ЭДО.
2. Выбор партнера – внедренца ЭДО.
3. Выбор электронной подписи.
4. Внедрение системы электронного документооборота.
   • Организация внутреннего документооборота.
   • Организация обмена электронными документами с контрагентами. Внесение пункта об электронном обмене документами в договор с контрагентами.

Хранение первичных документов

Согласно 29 статьи №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская и финансовая отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению компанией в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Компания должна самостоятельно обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и не допустить внесение в них изменений. Место хранения документации организация определяет самостоятельно, возможно хранение в офисе организации, возможна ее сдача в архив.

Как рутину превратить в поэзию?

Как вывести бухгалтерию на качественно новый уровень? Предлагаем вам решение СБИС Электронный документооборот. Решение отличается своим удобством и универсальностью – подходит для компаний любого масштаба и сфер деятельности. Позволяет на 60-80% сократить затраты на документооборот.

СБИС Электронный документооборот позволяет работать на любом устройстве, от планшета до телефона. В системе вы сможете в режиме онлайн обсуждать документы с сотрудниками и партнерами, редактировать документы в онлайн-редакторе. Решение позволяет не ломать голову, какая система документооборота у вашего контрагента – СБИС совместим с другими операторами благодаря роуминговому покрытию. Более того, со СБИС электронные документы можно защищенно пересылать через электронную почту. Конфиденциальность в этом случае обеспечена за счет защищенной ссылки.

Получить электронную подпись вы можете в нашем аккредитованном Центре ЭЦП, где быстро и под задачу изготовят электронную цифровую подпись.

Также к вашим услугам наше решение СБИС Электронная отчетность, которое позволит передавать отчетность во все контролирующие органы – просто, без ошибок и точно в срок!

Подробнее о том, как сервис СБИС может помочь при организации первичного документооборота, вам готовы рассказать наши специалисты.