Отправим материал Вам на почту

Ответы на ваши вопросы по организации электронного документооборота

15 апреля состоялся бесплатный Федеральный вебинар «Как настроить обмен электронными документами без лишних затрат», на котором более 90 бухгалтеров и руководителей компаний из разных сфер обсудили преимущества внедрения электронного документооборота как внутри своих организаций, так и при обмене документами с контрагентами. На мероприятии мы рассказали, как с помощью сервиса современного документооборота:

  • сократить время на обработку и корректировку документов с нескольких дней до считанных часов;
  • сделать работу с документами комфортной, в том числе благодаря настраиваемому поиску, инструментам сортировки и фильтрации;
  • настроить автоматическое сопоставление номенклатур и проверку первичных бухгалтерских документов на соответствие требованиям ФНС;
  • обмениваться документами с контрагентами, не выходя из вашей системы учета;
  • работать с документами не только в офисе, но и не выходя из дома.

Мы подготовили ответы на ваши вопросы, которые были заданы на вебинаре, и на которые мы не успели ответить в прямом эфире 15 апреля. Не успели подключиться к вебинару в прямом эфире — посмотрите видеозапись или зарегистрируйтесь на наш ближайший вебинар по электронному документообороту.

Ответы на ваши вопросы:

Существует ли форма соглашения о признании НЭП (неквалифицированной электронной подписи)?

Соглашение о признании НЭП подписывается на бумаге. Формы, регламентируемой законодательством нет. Можно заключать в произвольной форме. Если планируется использовать НЭП для обмена документами с контрагентами, то такое соглашение нужно подписывать с каждым контрагентом. Если НЭП планируется использовать для внутреннего документооборота, то соглашение подписывается с каждым сотрудником.

Соглашение сторон о расторжении трудовых отношений можно подписать неквалифицированной подписью?

Электронной подписью (в том числе и квалифицированной) нельзя подписывать трудовой договор и приказы о приеме на работу и увольнении.

Если документ подписали и отправили через СБИС, а потом там обнаружена ошибка, возможно послать его повторно?

Если документ ещё не подписан контрагентом, то вы можете удалить или аннулировать старый и взамен него отправить исправленный комплект документов. Причем исправленный комплект документов вы можете отправить как отдельно, так и загрузить их в ошибочный комплект, создав новую редакцию — это удобно, когда хочется посмотреть историю исправлений. Если же документ подписан обеими сторонами, то нужно договорится с контрагентом об аннулировании документа и отправить исправленный. Если речь идет о счете-фактуре, то можно отправить корректировочный счет-фактуру.

Если документ был отправлен в роуминге, то, к сожалению, просто удалить его у себя будет недостаточно. В данном случае, необходимо попросить получателя отклонить документ и затем направить исправленный вариант. Если документ получателем уже подписан, то нужно аннулировать на бумаге, либо отправить договор об аннулировании в электронном виде.

Функционал, при котором документ, удаленный в личном кабинете СБИС, автоматически удаляется и у контрагента в роуминге не планируется. Будет реализована возможность аннулирования, т.е. от организации будет отправляться запрос на аннулирование, контрагенту в роуминге. Контрагенту необходимо будет запрос принять. Ориентировочный срок реализации – лето 2020 г.

Счет-фактура за март отправлена покупателю в апреле. Каким числом будет считаться полученный документ.

При работе с электронными документами счет-фактуру задним числом выставить не получится, потому что дата выставления счета-фактуры фиксируется оператором ЭДО. То же самое происходит с любыми другими первичными документами.

Счет-фактура считается выставленным, если продавец получил подтверждение даты отправки от оператора ЭДО. Датой выставления является дата, указанная в подтверждении (п. 1.10 приказа №174н от 10.11.2015).

Счет-фактура считается полученным в электронном виде, если у покупателя имеется подтверждение даты получения от оператора ЭДО. Датой получения является дата, указанная в подтверждении оператора (п. 1.11 приказа №174н от 10.11.2015).

  1. В начислении и уплаты НДС у вас ничего не поменяется. Если вы выставили документы в марте, то и НДС вы будете начислять и платить в 1 квартале, так как налоговая база возникает в момент отгрузки товаров/оказания услуг, а не в момент выставления документов п.1 ст.167 НК РФ.
  2. С 1 января 2015 года покупатель может принять к зачету НДС в том периоде, когда он фактически получил товары и услуги (п.1.1 ст.172 НК РФ), даже если счет-фактура получена в следующем периоде (но не позднее срока представления декларации).

Если же документы выставлены не через 5 дней, как этого требует закон, а, например, через 15. Для продавца никакой ответственности за это не предусмотрено. Оснований для отказа в зачете НДС по таким счетам-фактурам также нет.

Подробнее:

Да, действительно, формально это нарушение п. 3 ст. 168 НК РФ. Но продавца наказывать тут не за что — НДС в любом случае будет уплачен в срок.

Теперь рассмотрим ситуацию со стороны покупателя. Нарушение срока выставления счета-фактуры не является основанием для отказа в вычете НДС. Это следует из п. 2 ст. 169 НК РФ: «ошибки в счетах-фактурах и корректировочных счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога». Дата счета-фактуры ни одной из таких ошибок не является.

Арбитражная судебная практика также складывается в пользу налогоплательщика: решение ФАС Уральского округа № Ф09-10201/07-С2, решение ФАС Московского округа от 23.12.2011 по делу № А40-142945/10-118-831

Нужно помнить, что требование п. 3 ст. 168 НК РФ о составлении счета-фактуры в течение пяти дней регламентирует действия продавца. Ничего другого это не означает и никак не должно сказываться на покупателе.

Акты выполненных работ направляются заказчику, а он подписывает их месяца через 2 (в крупных компаниях длинная процедура согласования). По нормам законов доход нужно признать по дате подписания заказчиком! Ждать 2 месяца с доходами проблематично с точки зрения налоговых рисков (налоговая будет биться за признание доходов по дате выписки документов).

На мой вопрос о рисках признания доходов по актам подписанным позднее, можете что-то сказать? Как другие выходят из ситуации?

На самом деле вопрос неоднозначный и есть много нюансов. Идет ли речь о разовой услуге или же это длящиеся услуги? Или услуга имеет имеют материальный результат и чем-то схожи с работами — к примеру, в итоге нужно получить какое-либо исследование, проект и т.д.

Указан ли в договоре оказания услуг срок подписания акта оказанных услуг? Предусмотрен ли аванс?

Налоговый кодекс РФ не определяет понятие «дата передачи заказчику результатов выполненных работ (оказанных услуг)». Но из буквального толкования положений пункта 1 статьи 167 Налогового кодекса РФ следует, что НДС со стоимости выполненных работ (оказанных услуг) нужно начислить:

  • либо при получении аванса;
  • либо (если предоплата не предусмотрена) после того, как условия договора будут выполнены. То есть когда стороны договора подпишут акт о том, что исполнитель выполнил порученные ему работы (оказал услуги), а заказчик принял их результаты.

Также можно включить в договор подряд/оказания услуг условие, которое может звучать следующим образом: «Непредставление в течение определенного срока с момента передачи акта мотивированного отказа от принятия работ/оказания услуг, означает, что работы выполнены (вариант: услуги оказаны), а акт считается подписанным». Также в договор подряда/оказания услуг рекомендуется включить определенный фиксированный срок для направления мотивированного отказа от подписания акта выполненных работ/оказанных услуг заказчиком, после истечения которого наступают указанные выше последствия.

Указанное положение облегчит процесс доказывания в суде и будет являться необходимым обоснованием для целей бухгалтерского учета.

Имеется практика признания судами актов, подписанных в одностороннем порядке.

Примеры:

  • Определение Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 24.09.2019 № 305-ЭС19-9109 по делу №  А40-63742/2018;
  • Постановление АС Восточно-Сибирского округа от 04.03.2019 № Ф02-6708/2018 по делу № А69-343/2018;
  • Постановление АС Поволжского округа от 01.02.2019 № Ф06-39110/2018 по делу № А65-12003/2018.

Электронный документооборот фиксирует дату отправки акта на оказание услуг контрагенту, дату получения акта об оказании услуг.

Доверенности на получение ТМЦ тоже нужно отправлять электронно?

Технически это возможно.

В действующем гражданском законодательстве нет четких требований к оформлению доверенности, обязательная типовая доверенность на получение товара не утверждена. В практике чаще всего используются формы бланков М-2 и М-2а. Стандарты введены в действие Постановлением Госкомстата № 71а в 1997 году. Вместе с тем за организациями остается право использовать в своей деятельности производные формы. Об этом сказано в Федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Также отправка доверенности по каналам ТКС не противоречит действующему законодательству, а подписание ЭЦП обеспечивает юридическую значимость документа, согласно 63-ФЗ.

Дополнительно рекомендуем проконсультироваться по данному вопросу у юриста.

Электронные путевые листы

Информация Министерства транспорта РФ от 17 февраля 2020 г.
"Минтранс России оцифрует транспортную накладную и путевой лист".

Минтранс России запустил эксперимент для внедрения электронной транспортной накладной (ЭТрН) и электронного путевого листа (ЭПЛ) при пассажирских и грузовых автоперевозках. Он будет проводиться до 30 октября 2020 года на территории Москвы, Татарстана, Московской, Калужской, Рязанской областей и Краснодарского края.

Макет единой государственной информационной системы для сбора, обработки и хранения данных из ЭПЛ и ЭТрН разрабатывает ФГУП "ЗащитаИнфоТранс". Система обеспечит обмен юридически значимыми данными в режиме онлайн между всеми участниками перевозки: от коммерческих платформ документооборота до государственных органов исполнительной власти. По итогам эксперимента будут внесены предложения об изменении нормативных правовых актов и сформирована дорожная карта для внедрения ЭПЛ и ЭТрН на территории Российской Федерации.

Каким образом это будет технически реализовано пока данных нет.

Не успели подключиться к вебинару в прямом эфире — посмотрите видеозапись или зарегистрируйтесь на наш ближайший вебинар по электронному документообороту.

Не осталось сомнений в преимуществах электронного обмена документами? Оставьте заявку на сайте и переходите на безбумажный документооборот с помощью СБИС! Менеджеры компании АБТ ответят на все ваши вопросы и подберут оптимальный тариф именно для вас!

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

8 мин

Кадровые и HR процессы: автоматизация подбора персонала

Как быстро найти своего работника, который вольется в команду и будет расти вместе с ней, как выделиться среди других работодателей отлаженными процессами работы с соискателями, как создать собственную базу кандидатов, отражающую все детали взаимодействия с ними, а также иметь под рукой удобный инструмент анализа работы персональщика? Ответ прост – автоматизировать работу кадровой службы.

11 мин

Документы логистики: процессы и оптимизация обработки

В мире логистики эффективное управление документами играет ключевую роль в обеспечении бесперебойных операций и оптимизации цепей поставок. Поэтому важным процессом является автоматизация всех процедур документооборота грузоперевозок. Рассказываем, какие документы для логистики используются, как идет взаимодействие среди всех участников грузоперевозок и как оптимизировать документооборот в сфере логистики.

8 мин

ЭДО транспортных компаний: оптимизация логистики

Рассказываем про преимущества электронного обмена документами для транспортных компаний, про этапы внедрения ЭДО в логистике и особенности использования электронных транспортных документов.

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

Новым клиентам скидка 50% на программы СБИС.