Переход на ЭДО

Цифровая эпоха коренным образом меняет традиционные порядки взаимодействия между контрагентами. Постепенно обмен документацией в бумажном виде теряет свои позиции, уступая место более инновационному электронному документообороту. Дело в том, что такой способ взаимодействия с контрагентами позволяет оптимизировать как работу предприятия в целом, так и расходы на почтовые услуги сторонних организаций. Кроме того, еще один немаловажный фактор – это время, которое часто мы расходуем, пересылая документы обычной почтой. В программах электронного документооборота любой документ будет доставлен адресату в считанные секунды. А что говорить про экономию бумаги, расходных материалов для печати и т.д.

Другими словами, переход на ЭДО скажется положительно на многих сторонах вашего бизнеса. Если вы еще не сделали этого, то настало самое время задуматься о нем.

Переход на электронный документооборот: первые шаги

В первую очередь, если вам пришла идея перевести свою организацию на ЭДО, необходимо будет защитить ее перед руководством компании, ведь мало кто захочет без доказательной базы менять устоявшиеся в организации регламенты и перезапускать бизнес-процессы. Кроме того, следует иметь в виду, что, говоря о переходе организации на электронный документооборот, например, на систему СБИС Электронный документооборот, мы имеем в виду юридически значимое взаимодействие, что означает, что для работы в системах, как и для СБИС Электронная отчетность, потребуется квалифицированная подпись. Выбрать ее и приобрести можно на сайте специализированного Центра ЭЦП.

Чтобы убедить менеджмент в необходимости перехода организации на электронный документооборот, используйте факторы, которые касаются экономии времени и финансов.

Если говорить о сокращении затрат, тогда в качестве основных аргументов говорите о следующих аспектах:

• Один лист в формате А4 с печатью обходится компании примерно в полтора рубля. В среднем документы, направляемые одному контрагенту, занимают шесть страниц, а это означает, что в среднем каждая отправка обходится вашему предприятию в 9 рублей. Себестоимость же одной отправки в ЭДО – 0 рублей;
• Почтовые услуги при отправке одного конверта по городу обходятся в среднем в 50 рублей за конверт. Если говорить о курьерской доставке, то выйдет в несколько раз дороже. Работая в электронном документообороте, вы сможете значительно сократить данную статью затрат – одна отправка вне зависимости от того, куда именно вы отправляете документы (на соседнюю улицу или в город на другом краю страны), будет стоить от пяти до девяти рублей. Конкретная сумма зависит от того, кто будет оператором ЭДО в вашем случае;
• Также не стоит упускать из виду расходы на архивацию бумажных документов. Оплачивается не только человеческий труд, но также и площадь архивных помещений. Точная стоимость зависит от того, где именно будет находиться ваш архив. В системах электронного документооборота бумаги хранятся бессрочно и почти всегда бесплатно – это зависит от того, с каким именно оператором вы работаете.

Кроме материальных, при переходе на ЭДО вы сможете также экономить свои кадровые и временные затраты, позволив коллективу работать еще более эффективно и быстро. Например:

• Согласование одного договора в бумажном виде может занимать несколько дней, потому что в офисе может отсутствовать тот тли иной сотрудник, без которого его нельзя подписывать. В некоторых случаях ситуация выглядит очень критической, поэтому подобные случаи необходимо минимизировать. При этом аналогичная задача в системе ЭДО реализуется в считанные секунды. Сотрудник может согласовать или не согласовать документ, а также указать свои комментарии к его содержанию. За счет доступа к СБИС через веб-браузер, войти в систему можно из любого места в любое время. Простой и интуитивно понятный интерфейс позволит разобраться в задаче в пару кликов!
• Если вам необходимо отправить документы в другой город, а это может быть населенный пункт, который сильно удален от вашего, то путь может отнять не только несколько дней, но и 2-3 недели. Когда речь идет о важном контракте, который надо срочно финализировать и подписать, время идет на часы, поэтому в этих ситуациях поможет только ЭДО. Документы на подписание поступят к вашему контрагенту через несколько секунд после того, как вы их отправите. Кстати, то же самое касается и обратной отправке вашего экземпляра, подписанного контрагентом.

Если вы решили выполнить переход на ЭДО – с чего начать уже понятно. Необходимо убедить коллег и руководство в том, что этот переход исключительно благотворно скажется на бизнесе и позволит всем сотрудникам работать еще более эффективно, чем раньше.

Вторым этапом должна стать покупка электронной квалифицированной подписи, использование которой придаст всем документам, которые вы направляете через систему ЭДО, юридический статус без необходимости заключения соглашения о переходе на ЭДО с каждым контрагентом. Только представьте, сколько дополнительных контрактов вам придется заключить, чтобы составить соглашение о переходе а электронный документооборот со всеми партнерами! Электронная цифровая подпись и использование средств криптографической информации позволяет в разы упростить данный процесс.

После покупки ЭЦП вам необходимо решить, как именно вы хотели бы пользоваться системой. Например, необходима ли вам интеграция с 1С или другой учетной системой или же вам удобнее использовать ее в веб-браузере. Основным преимуществом последнего варианта (кстати, именно так работает СБИС ЭДО) является доступность с любого устройства и их любого места.

Далее вы должны действовать по следующему плану:

• Изменить учетную политику организации – в ней необходимо прописать возможность составления и отправки документов других юридическим лицам в электронном виде;
• Продумайте схему согласования договоров и других важных для вашей работы документов. Пропишите порядок действий от разных сотрудников и сроки на каждое из них;
• Определитесь с системой, в которой вы будете работать.

Еще одним важным шагом на пути к успешному использованию ЭДО является выбор оператора и заключение контракта на техническую поддержку – вы должны быть уверенны в превосходной работоспособности своего рабочего инструмента.

Хотите подключиться к электронному документообороту? Остались вопросы? Задайте их нашим специалистам.