Почему удобнее готовить отчет по форме 6-НДФЛ онлайн?

Основное отличие отчетности по форме 2-НДФЛ и 6-НДФЛ заключается в том, что в первом случае организации направляют в налоговую службу данные о доходе конкретных физических лиц, а во втором – об общем заработке всех сотрудников компании. 6-НДФЛ в 2018 году сдается каждый квартал, причем с каждым разом итоговая сумма в документе увеличивается.

2-НДФЛ фирмы обязаны сдавать только по итогам года. Как и другие формы отчетности эти документы необходимо сдавать в налоговую инспекцию, к которой относится предприятие согласно адресу его регистрации. Законом установлено, что маленькие компании, общая численность штата которых насчитывает меньше 25 человек, сдают 6-НДФЛ на свой выбор – в электронном или в бумажном виде. А вот крупным организациям, чей штат насчитывает более 25 сотрудников, необходимо сдавать данный отчет в электронном виде. Чтобы преодолеть процесс подготовки и отправки документов максимально оптимальным образом, рекомендуем вам воспользоваться программным продуктом СБИС Электронная отчетность. В сервисе такие отчеты формируются в автоматическом режиме. Даже, если вы забудете о необходимости подготовки и отправки 6-НДФЛ, система напомнит вам об этом.

Кто должен готовить отчет?

Подготовка отчета 6-НДФЛ является обязанностью всех предприятий, которые в течение календарного года совершили минимум одну выплату денежных средств сотруднику или оплатили услуги физических лиц по договору подряда.

Как часто надо готовить отчет?

Организации обязаны составлять отчетность по форме 6-НДФЛ в 2018 ежеквартально. Стоит отметить, что данный документ независимо от сроков его подготовки и сдачи в налоговую инспекцию отражает состояние дел с начала календарного года.

Как выглядит отчет?

Отчетность по форме 6-НДФЛ помещается на двух страницах. Заполняются они следующим образом:

1) На первой странице указываются вполне стандартные сведения о компании-заполнителе бланка, включающие в себя полное название фирмы, ее ИНН и КПП, а также контактные и другие идентификационные сведения. Эта страница заполняется при первой подаче отчета 6-НДФЛ в начале года. Впоследствии (во II, III и IV кварталах) необходимо лишь дополнять второй лист документа.

Обратите внимание, что, начиная со строчки №010, заканчивая строчкой №050, необходимо заполнять для каждой ставки. С ячейки №060 по ячейку №090 необходимо будет внести итоговые данные по всем налоговым ставкам.

2) На второй странице предусмотрен следующих порядок заполнения:

• В строчке №100 указывается дата, когда выплата была получена (обратите внимание, что данная ячейка всегда заполняется в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации);
• В строчке 110 прописывается дата, когда был удержан НДФЛ. Другими словами, это дата перечисления выплаты физическому лицу;
• В строчке 120 указывается дата, когда налог был перечислен в бюджет государства. Имейте в виду, что здесь, как и в случае с ячейкой №110, указывается дата в соответствие с налоговым законодательством России, а не конкретная дата выплаты денежных средств государству;
• В строчке 130 указываются все виды вознаграждений, которые были в организации в течение отчетного периода;
• В строчке 140 прописывается сумма налога, который был удержан по каждой конкретной выплате.

В какие сроки необходимо сдавать отчет по форме 6-НДФЛ?

Напомним, что в 2018 году, как обычно, отчет 6-НДФЛ необходимо сдавать по завершению каждого квартала, а именно:

• За I квартал – 30 апреля;
• За II квартал – 31 июля;
• За III квартал – 31 октября.

Годовой отчет, в свою очередь, необходимо предоставить в срок до 01.04. года, который следует за отчетным. Например, за 2018 год дедлайн по сдаче отчета 6-НДФЛ – 1 апреля 2019 года.

В каком виде необходимо сдавать отчетность 6-НДФЛ в 2018 году?

Важно учитывать, что выбор есть только у небольших фирм (то есть организаций и индивидуальных предпринимателей, численность штата которых не превышает 25 человек). Они могут направить отчетность:

• В электронном виде, например, используя специальное программное обеспечение, такое, как СБИС Электронная отчетность;
• В бумажном виде – традиционно, подготовив бланк, заполнив его, распечатав, подписав, заверив печатью организации и направив курьером или почтой в территориальное отделение налоговой инспекции.

Компании, в которых официально числятся более 25 сотрудников, должны сдавать эту отчетность строго в электронном виде. Вы можете заполнять и направлять их в ФНС самостоятельно, но, стоит учитывать, что это может отнять много времени и кадровых ресурсов, а также не застрахует вашу организацию от ошибки по вине человеческого фактора, ведь везде, где речь идет о подсчетах, от ошибки никто не застрахован.

Гораздо оптимальнее в век цифровой экономики доверить эту задачу таким специальным сервисам, как СБИС, которые самостоятельно в автоматическом режиме составят отчет, заполнят его. Кроме того, при наличии электронной квалифицированной подписи, вы сможете электронно направлять документы в государственные инстанции, в том числе, в налоговую инспекцию, без визита в орган. Просто купите необходимую вам подпись на сайте нашего Центра ЭЦП.

Почему подготовка 6-НДФЛ онлайн выгоднее?

При относительно невысокой стоимости работы в программах, которые позволяют готовить 6-НДФЛ онлайн, это предоставляет организациям определенные достоинства:

• Экономия времени – вашим сотрудникам не придется вручную суммировать доходы всех физических лиц, которым ваша организация перечисляла деньги в отчетном периоде, проставлять этим выплатам коды;
• Сокращение числа ошибок – программа делает все в автоматическом режиме, поэтому вероятность ошибки в расчетах практически нулевая;
• Налаженные отношения с налоговой – вы всегда будете предоставлять в ФНС достоверные сведения, не требующие корректировок и уточнений. Это сложит среди инспекторов налоговой службы приятное впечатление о вашей компании как о добросовестном налогоплательщике;
• Снижение кадровой нагрузки – ваш персонал сможет заняться другими задачами, которые нельзя выполнить при помощи программы, потому что у сотрудников департамента бухгалтерии высвободится время;
• Репутация инновационной компании – гораздо лучше идти в ногу со временем и стремиться внедрить ИТ-технологии в процессе, создавая, таким образом, конкурентное преимущество для вашей компании на насыщенном рынке;
• Экономия денег – за счет отсутствия штрафов, а также сокращения затрат на услуги курьерских служб.

Если у вас остались вопросы по подготовке или отправке 6-НДФЛ онлайн, тогда задайте их нашим специалистам!