Отправим материал Вам на почту

Регистрационная отчетность отелей в МВД

Каждый день в путешествие по России в качестве отдыха или по работе отправляются тысячи людей. Согласно законодательству Российской Федерации, гостиница, в которой останавливается тот или иной человек, обязана предоставлять в территориальные органы Управления Федеральной Миграционной службы регистрационную отчетность. Другими словами, отели обязаны ставить всех своих постояльцев на миграционный учет посредством отправки сведений в ГУВМ МВД, причем как граждан Российской Федерации, так и иностранных подданных. Законодательством четко обозначен срок предоставления сведений в УФМС – 24 часа. Получается, что раз в сутки данные должны быть направлены в надзорный орган. Данные по гостям должны быть представлены по форме «Уведомление о прибытии иностранного гражданина».

Несколько лет назад почти все отельеры пользовались старым, но проверенным способом: направляли одного из сотрудников в ФМС либо пользовались почтовыми или курьерскими услугами. Однако, такой расклад был невыгодным абсолютно для всех игроков данного рынка: в больших гостиницах данных слишком много, гости постоянно приезжают, поэтому времени и денег на пересылку сведений уходило достаточно, а в маленьких отелях этим чаще всего некому заниматься.

Важно, что на законодательном уровне предусмотрены достаточно серьезные штрафы за нарушения порядка отчетности в ГУВМ о постояльцах. Несколько лет назад на всю Россию прогремела новость о том, что один из небольших региональных отельеров был оштрафован больше, чем на миллион рублей, из-за нарушения порядка предоставления сведений в органы! Конечно, после такого рисковать никто не захочет.

Электронный документооборот и отчетность в ФМС

Сегодня совершенно во всех областях правят технологии, и отчетность отелей в органы Министерства Внутренних Дел не исключение. Сначала выпускались государственные сервисы, которыми могли пользоваться гостиницы, затем на рынке появились и другие альтернативы, при помощи которых можно недорого, удобно и быстро направлять регистрационную отчетность о постояльцах в УФМС.

Одним из наиболее простых и доступных таких сервисов сегодня является сервис СБИС для отправки отчетности в МВД. Стоит сразу отметить, что для использования данного программного обеспечения вам потребуется квалифицированная электронная подпись. Если у вас ее до сих пор нет, тогда вы можете приобрести ее в специализированном Центре ЭЦП. Наверняка она пригодится вам и для других целей.

Современные отельеры обязаны постоянно взаимодействовать с ФМС. Это самый важный аспект их управленческой деятельности. Чтобы не платить курьерским и почтовым службам, чтобы сократить время на подготовку этой отчетности, стоит оптимизировать эти задачи при помощи сервиса СБИС, включающим в себя отправку специальных форм в отделения МВД РФ.

К основным достоинствам сервиса СБИС Отчетность в МВД следует отнести возможности, которые позволяют:

  • Сократить время на регистрацию данных о пребывающих гостях;
  • Сократить риски допуска ошибок по вине человеческого фактора;
  • Повысить качество обслуживания гостей и, соответственно, их лояльность за счет максимально оперативной регистрации и check-in’а;
  • Снизить количество бумаги, что положительно сказывается как на затратах компании, так и позволяет внести свой вклад в заботу об экологии нашей планеты;
  • Избежать расходы на доставку в случае, если отельер пользуется курьерскими службами. Если гостей много, то экономия на курьерах может быть достаточно значительной;
  • Сократить время на отправку регистрационных карточек, если гостиница делает это через почту России, ведь обычно поход на почту отнимает немало временных ресурсов из-за очередей;
  • Обезопасить себя и свой бизнес от штрафов, которые грозят всем отельерам в случае не своевременной отправки отчетности в МВД;
  • Обеспечить полноценную конфиденциальность сведений и отчетности, передаваемой в МВД через СБИС, потому что программа использует безопасные каналы для передачи данных.

SBIS.jpg

Как это работает?

Сначала гости предоставляют свои персональные данные администратору гостиницы. Он вносит информацию о клиенте в систему. После этого СБИС транспортирует данные в нужной форме через защищенный канал непосредственно в нужной форме через защищенный канал непосредственно в ГУВМ. Каждый пользователь сервиса может в любой момент просмотреть статус доставки того или иного отчета. При необходимости вы можете отправлять сразу все отчеты, например, один раз в сутки, либо настроить автоматическую отправку данных сразу после того, как они вносятся в систему управления отелем.

Если в отеле бывают проблемы с интернетом, это не беда. Администраторы смогут вносить информацию о гостях, она будет агрегироваться и сохраняться, и, как только доступ в сеть появится, данные будут направлены в ФМС.

Однако наладить сдачу отчетности в миграционные службы с помощью телекоммуникационных каналов связи – это не единственный способ оптимизации бизнес процессов в управлении гостиничным бизнесом. Если вы задумываетесь о глобальной оптимизации и экономии времени и денег, обратите внимание на линейку продуктов СБИС.

СБИС Электронный документооборот – сервис, предназначенный для обмена документами как с контрагентами, так и с различными государственными и надзорными органами. Используя СБИС, вы сможете оперативно и без труда отправлять разнообразную документацию (начиная от счетов-фактур и накладных, заканчивая сложной отчетностью) туда, куда необходимо.

infografica.jpg

Сервис СБИС Электронная отчетность призван максимально упростить взаимодействие с государственными органами в сфере сдачи обязательных отчетов. Программа имеет понятный и интуитивный интерфейс, поэтому сотрудники отеля смогут достаточно быстро обучиться работе с ней. Каждый может просматривать данные о состоянии отправки того или иного отчета, при необходимости вносить в него коррективы и отправлять заново.

Остались вопросы по приобретению и использованию СБИС для отчетности гостиниц и отелей? Хотите узнать о тарифах и возможности использовать программу в вашем регионе? Обратитесь к нашим специалистам! Они оперативно ответят на все ваши вопросы.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!

Видео по теме

Статьи по теме

7 мин

ЭДО в общепите: выгода и необходимость

На текущий момент все больше заведений общепита осознают выгоду от внедрения ЭДО, измеряемую как в экономии человеко-часов, так и в живых деньгах за счет контроля закупочных цен. Рассказываем, про особенности внедрения ЭДО в общепите и основные преимущества его использования.

10 мин

Товаросопроводительные документы: как обеспечить логистические процессы

Товаросопроводительные документы - это не просто бумажная работа, это основа для безупречной доставки товаров от отправителя к получателю. В нашей статье мы рассказываем, какие основные документы требуется для перевозок, что они содержат и как оптимизировать процесс обмена товаросопроводительными документами.

6 мин

Структурированная форма описания объекта закупки: единообразие для цифровизации

Рассказываем подробно, что такое структурированная форма описания объекта закупки и как избежать в ней ошибок

150 000

Клиентов на постоянной поддержке

40

Офисов по всей России и продолжаем расширяться

15 лет

Мы успешно работаем в сфере электронных решений

24/7

Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки

Написать директору

Отзывы и предложения для повышения качества нашей работы

Долгов

«Наша цель – решить все Ваши текущие задачи и создать новые возможности для Вашего успешного развития. Сделать это качественно и профессионально. Ваши предложения и пожелания – ключ к этому. Буду рад обратной связи по работе как подразделений, так и отдельных сотрудников.»

Антон Долгов

Руководитель компании

Заказать звонок

ПЕРЕХОДИ НА СБИС. СКИДКИ ДО 80%