Рулим на электронные товарно-транспортные накладные в перевозках

Видавшие виды бумажные ТТН отживают свое.

Первичные документы в отчетности – это фундамент, без них дело не сдвинется с мертвой точки. Товарно-транспортная накладная в перевозках – один из таких документов. Без нее ни на дорогу не выехать, ни к грузополучателю не прийти, ни перед госорганами не отчитаться. Именно она подтверждает факт перевозки и является «аргументом» для оплаты оказанной транспортной услуги, именно она колесит с водителем по стране неделями, а иногда и месяцами. Что дает перевод ТТН в электронный вид? Прежде всего, сокращение времени администрирования перевозки, сокращение ошибок, связанных с человеческим фактором, а также снижение стоимости учета.

На какие вопросы ответит наша статья:

• Чем чревато отсутствие ТТН? Кто может «завернуть» перевозку в случае отсутствия товарно-транспортной накладной или ее потери в дороге?
• Что представляет собой товарно-транспортная накладная? В чем ее отличие от товарной накладной? Нужно ли дублировать эти документы? 
• Когда и как российские автоперевозчики, осуществляющие международные перевозки, вышли на электронные «рельсы»? Что дает перевозчикам подписание правительством документа о присоединении России к дополнительному протоколу Конвенции о международных перевозках, касающегося перехода на электронное администрирование?
• Как идет подготовка к цифровому администрированию перевозок в России? Намерение Минтранса выйти на цифру – почему процесс такой долгий?
• Как ускорить учет в логистике? Какие задачи решает система электронного документооборота (ЭДО) при перевозках?

Бухгалтеру, налоговому инспектору, полицейскому – всем нужны ТТН

Необходимость составления товарно-транспортной накладной (ТТН) грузоотправителем предусмотрена множеством нормативно-правовых актов. Одним из самых давних из них является Устав автомобильного транспорта РСФСР, утвержденный еще в конце 60-х годов прошлого века. Согласно нему, грузоотправитель должен представить автотранспортному предприятию или организации на предъявляемый к перевозке груз накладную, которая является основным перевозочным документом и по которой производится списание груза грузоотправителем и оприходование его грузополучателем.

Требуют составления сопроводительного документа к грузоперевозке и Правила дорожного движения. Как гласит один из пунктов ПДД, водитель обязан иметь при себе и по требованию сотрудников дорожной полиции предоставить для проверки среди прочих документов и товарно-транспортные. Отсутствие таких документов, в том числе и по причине их потери, может стать основанием для ареста перевозимого груза.

Не заладится без ТТН и работа бухгалтера. Как гласит № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Ими являются первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет. В сфере грузоперевозок таким «паспортом, удостоверяющим личность», является товарно-транспортная накладная (ТТН).

Отсутствие ТТН может обернуться не только вопросами со стороны проверяющих, но и отказом налоговыми органами в вычете НДС, бьющим по карману. Судебная практика в этом вопросе неоднозначная. Иногда суды принимают решение, что для вычета достаточно товарной накладной (ТН) в связке со счет-фактурой, но есть и обратная судебно-арбитражная практика. В качестве примера приведем решение ФАС Восточно-Сибирского округа, которая подтвердила решение налоговой в отказе в вычете НДС из-за отсутствия ТТН. Решение было обосновано тем, что предприятие не представило товарно-транспортные накладные для вычета налога на добавленную стоимость, которые, по мнению ФАС, являются первичными документами, подтверждающими принятие товара на учет.

ТТН: актуальный вид, последние изменения

Актуальная форма товарно-транспортной накладной (№ 1-Т, ОКУД 0345009) была принята еще в конце 90-х годов Постановлением Госкомстата № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Последние изменения, внесенные в форму ТТН, касаются 13-го и 15-го разделов документа. Новые поправки устанавливают, что при перевозке опасных грузов, а также при перевозке грузов тяжеловесным или крупногабаритным транспортом, перевозчик указывает информацию о номере, дате и сроке действия специального разрешения, а также о маршруте такой перевозки. То есть теперь маршрут и сведения о разрешении указываются при перевозке любых грузов тяжеловесным или крупногабаритным транспортом.

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного.

Накладные составляются для каждого покупателя и на каждую поездку. Количество экземпляров одной ТТН распечатывается большое – оно зависит от того, сколько участников состоит в логистической цепочке.

Заводится не менее 4 экземпляров товарно-транспортной накладной.

• Первый экземпляр оставляет себе грузоотправитель, на основании своей ТТН он списывает товарно-материальные ценности. Три экземпляра ТТН забирает водитель.
• Второй экземпляр водитель отдает грузополучателю, который на его основании приходует товарно-материальные ценности, остальные 2 экземпляра водитель везет в офис своей организации (это может быть как поставщик, так и сторонний перевозчик).
• Третий экземпляр прикладывается к счету за доставку – счет будет выслан покупателю, и только после его получения последует оплата услуги перевозки.
• Четвертый экземпляр, переданный водителем, бухгалтер перевозчика прикрепит к путевому листу. На его основании будет начислена заработная плата водителю.

На рынке сложилась практика, что ТТН при грузоперевозке используется тогда, когда номенклатурных позиций в товарной части не так много, или же контрагенты обязаны работать именно с ТТН, например, при перевозке алкогольной продукции. Нередко перевозчики ограничиваются транспортной накладной (ТН), которая идет в связке с товарной накладной и счетом-фактурой.

Перевозка «тонн» отчетной бумаги вместе с основным грузом на рынке автомобильных грузоперевозок выглядит в современном мире, где все пронизано автоматизированными системами, довольно архаично. Однако рынок грузоперевозок медленно, но верно движется в электронный мир.

Международные перевозки вышли на электронные рельсы

В начале 2018 года было подписано постановление правительства № 83 о присоединении России к протоколу 2008 года об электронных накладных, принятого к Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов. Россия является участницей данной конвенции. Дополнительный протокол Конвенции предусматривает упрощение и ускорение процедуры оформления договора перевозки с помощью электронных средств связи за счет введения электронной накладной, имеющей равную юридическую силу с бумажным вариантом накладной.

Электронная накладная, соответствующая доппротоколу, считается равноценной накладной, предусмотренной в Конвенции, и на этом основании обладает такой же доказательной силой и влечет за собой такие же последствия, что и накладная.

Согласно пояснению кабинета министров к постановлению о присоединении к международному электронному обмену документами в грузоперевозках, применение электронной ТТН позволяет сократить издержки перевозчиков, экспедиторов, операторов и агентов при оформлении и подтверждении договоров перевозки грузов. «Постановление принято в целях обеспечения интересов и конкурентоспособности российского автомобильного транспорта на рынке международных перевозок. Присоединение России к Дополнительному протоколу позволит создать правовую основу для упрощения документооборота при организации перевозочного процесса в международном автомобильном сообщении, снижения временных и стоимостных затрат на администрирование, минимизацию вероятности несовпадения сведений при оформлении отправки и получения груза», – так прокомментировал свое решение кабмин.

Грузоперевозки медленно, но верно едут в цифровизацию

О необходимости выхода на «цифровую» дорогу говорят и внутренние перевозчики. Еще в 2017 году СМИ опросили ряд руководителей транспортно-логистических компаний на предмет цифровизации. Они единодушно говорили о назревшей необходимости уходить от бумаги, ускорять процессы, делать их современными и более управляемыми.

Высказывались мнения о необходимости перевода в электронный вид, в первую очередь, товарно-транспортной накладной ТТН в электронном виде. Логисты ссылались на то, что на железной дороге накладная уже имеет электронный вид, дело за автотранспортом. Также участники рынка отмечали, что продвинутые транспортные компании уже переводят в электронный вид коммуникации с клиентами, используя ЭЦП. Идет обмен договорами, счетами, актами и т.п. через электронный документооборот.

Минтранс РФ уже довольно долго готовит Постановление, предусматривающее введение электронных транспортных накладных. Участники рынка ждали его принятия еще в конце 2018 года, но решение пока в процессе доработки.

Однако обмениваться электронными накладными возможно и в рамках действующего законодательства, не отказываясь, а создавая электронную копию бумажному документу. Важным условием цифровизации перевозок является заинтересованность всех сторон – грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Каждый участник логистической цепочки, включая водителя, должен быть подключен к системе электронного документооборота.

Добавить грузоперевозкам скорости возможно с системой СБИС Электронный документооборот. Преимущества для бизнеса очевидны: вы получаете прозрачную систему движения документов, видите документы в режиме онлайн, моментально обмениваетесь документацией со всеми участниками логистической цепочки, минимизируете человеческий фактор в работе, без труда архивируете документацию, быстро и низкозатратно подключаете к системе новых участников и это только плюсы, которые на поверхности перехода на «электронную дорогу».

Подтвердить чистоту электронной документации поможет электронная цифровая подпись. Магазин ЭЦП – здесь можно получить подпись для обмена данными между участниками перевозочной цепочки.

Наладить отчетность компании в целом призван сервис СБИС Электронная отчетность. Сервис является одним из наиболее любимых инструментов российских бухгалтеров по ведению бухгалтерской отчетности – без стрессов и головной боли.

Остались вопросы? Задайте их прямо сейчас нашим специалистам!