Система электронного документооборота

Одним из самых ценных ресурсов каждого человека в современном обществе является время. Это актуально и для всех организаций. Быть первым, опережать конкурентов, успевать больше – залог успешной деятельности, стабильного развития, высокой прибыли.

Развитие компьютерной техники и технологий позволяет сокращать время на рутинные процессы, уменьшает количество ручного труда, уменьшает риски системных ошибок.

Электронная информация активно внедряется в повседневную жизнь.

На государственном уровне принимаются решения о сокращении оборота документов в привычном виде, на бумажном носителе.

В системах, автоматизирующих документооборот, электронные:

• счет-фактура;
• листок нетрудоспособности (больничный лист);
• расчетный листок начисленной заработной платы;
• налоговые декларации;
• формы по регистрационным действиям с онлайн кассам;
• онлайн ветеринарные сертификаты в электронной системе ФГИС Меркурий,

и многое другое – становятся привычной частью деятельности организаций при условии, что они используют специализированные системы.

Связаться со специалистом

Развитие ЭДО в России относится к последнему десятилетию XX века. Первые системы были самописными и разрабатывались под требования конкретных заказчиков. Со временем на рынке появилось достаточное количество профессиональных программ типа электронный документооборот.

Тем не менее многие организации продолжают вести свои дела по-старинке, распечатывая огромное количество документов на бумаге, теряя время и деньги на подписание, согласование, сверки различных видов информации.

Не все владельцы бизнеса придают серьезное значение качественному управлению движения деловых бумаг в организации. В приоритет выносятся вопросы увеличения продаж, сокращения расходов. Такая позиция не приносит существенных проблем лишь на предприятиях с минимальным числом сотрудников, корреспондентов и деловых партнеров. Но при расширении бизнеса без налаженной системы электронного документооборота эффективность всех работ будет существенно снижаться.

В современном мире каждая организация сталкивается с необходимостью:

• качественного, безопасного, быстрого движения, обработки и хранения внутренних документов в целях ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учетов;
• быстрого реагирования на требования и предложения из внешних источников – коммерческие предложения, жалобы клиентов, налоговые требования;
• информирования сотрудников организации о новых регламентах работы, общеорганизационных изменений.

Все эти задачи решает система ЭДО.

Система электронного документооборота – прежде всего прогрессивный способ ведения дел без движения документов в бумажном виде. Это способ выработки единого внутрикорпоративного способа регистрации, движения, делегирования, контроля исполнения, хранения различных видов документов.

Для этих процессов используется как локальная сеть организации, так и Интернет.

Наличие конфиденциальной информации требует защиты таких документов.

Типы систем электронного документооборота

В зависимости от целей и задачи использования система документооборота в электронном виде бывает:

1. производственной;
2. управленческой;
3. архивной;
4. кадровой;
5. бухгалтерской;
6. складской;
7. технической;
8. налоговой;
9. и так далее.

Выше перечислены не все типы электронных систем учета документов, потому что это программное обеспечение развивается в параллели с бизнесом и может дорабатываться под потребности конкретного предприятия из различных сфер деятельности.

Отдельная разновидность, о которой не упомянуто выше, – это конфиденциальная система документооборота, применяемая, преимущественно, на секретных объектах (государственная оборонная промышленность, военные следственные органы, кредитно-финансовые учреждения, государственные органы). Она отличаются от остальных систем повышенными мерами безопасности от несанкционированных попыток взлома и кражи конфиденциальной информации.

Преимущества внедрения систем документооборота

Электронный документооборот позволяет автоматизировать следующие функции:

1. создание документа в электронном виде;
2. создание карточки документа с его атрибутными признаками;
3. возможность формирования текста по шаблону с использованием значений переменных из карточки документа;
4. поиск документов;
5. формирование электронных документов, в первую очередь писем, справок, на фирменном бланке организации;
6. хранение документов в различных форматах;
7. создание маршрутов движения документа и контроль его движения;
8. первичная и вторичные регистрации документов;
9. классификация документов;
10. контрольные действия - отправка напоминаний и уведомлений;
11. согласование документов;
12. создание отчетов о движении документов;
13. контроль исполнении документов.

Функции и задачи систем документооборота

Наиболее часто используются в таких системах следующие функции систем электронного документооборота:

1. хранение документов;
2. поиск документов;
3. поддержка делопроизводства;
4. контроль исполнения документов:
5. составление маршрутов документов;
6. уведомление работников о появлении нового документа;
7. контроль сроков исполнения;
8. формирование аналитических отчетов, например, отчетов о занятости подчиненных, выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.

Зачем нужен электронный документооборот? Экономический эффект от внедрения системы

Все больше современных предприятий принимают решение о необходимости внедрения и эксплуатации электронного документооборота, потому что решения данного класса позволяют им добиться колоссальных результатов в бизнесе. Системный учет документов в электронном виде позволяет:

• С системой документооборота вы сможете экономить время

Использование системы документооборота сократит временные затраты сотрудников на поиски необходимого им бумажного документа, потому что все файлы будут централизованно и, что немаловажно, упорядоченно, храниться в единой базе.

• Эффективно использовать физическое пространство предприятия

Огромные архивные стеллажи медленно, но верно уходят в прошлое. Следовательно, высвободившееся пространство можно применять более эффективно. Например, организовать комнату отдыха, что крайне положительно скажется на лояльности сотрудников к компании. В системах электронного документооборота хранятся архивы, электронный вид которых позволяет занимать не много физического пространства (за исключением компьютерной техники).

• Сократить затраты

Кроме того, что с использованием ЭДО персонал будет работать более эффективно и производительно, также появится возможность сэкономить на расходах, которые офис ежемесячно несет при использовании документов на бумажном носителе (затраты на бумагу, приобретение, обслуживание печатной техники). В зависимости от специфики деятельности юридического лица, на это могут уходить как десятки, так и сотни тысяч рублей в месяц.

Также сокращается расход на почтовые и курьерские услуги, марки и конверты, ведь большую часть документов, нуждающихся в отправке, можно отправить прямо из программы.

• За счет электронного документооборота можно увеличить прозрачность внутренних процессов

Менеджмент и руководители подразделений компании при использовании систем ЭДО будут обеспечены постоянным оперативным доступом к полной картине движения бумаг внутри компании. В программе легко определить, на какой стадии согласования находится тот или иной договор или заявка, а также насколько быстро протекают процессы согласования и доработки рабочих материалов. Такая система работы предоставит руководству и ключевым менеджерам возможность принимать обоснованные стратегические решения, касающиеся дальнейшего развития фирмы.

• Быть мобильными с системой документооборота

Электронный документооборот предоставляют своим пользователям полноценную функцию удаленного доступа к информации. Таким образом, каждый сотрудник, находящийся за пределами офиса, сможет в любой момент получить доступ к материалам по определенному файлу или его статусу.

• Повысить безопасность конфиденциальных данных

Потому что система электронного оборота документов создает резервные копии всех данных, которые хранятся в ней. Это гарантирует, что предприятие не останется без критичных для его бизнеса документов из-за сбоев в оборудовании и других форс-мажорных ситуаций.

• Электронный документооборот позволяет увеличить лояльность сотрудников

Благодаря освобождению от рутинных задач, связанных с системой учета, движения и хранения документов в организации.

Различают качественный и количественный эффект от внедрения электронного документооборота.

К качественным показателям относятся: рост производительности труда сотрудников, увеличение скорости движения, согласования и исполнения документов.

К количественным показателям относят экономию времени на работу с документами (формирование типовых документов, регистрация, отправка исполнителям), а также сокращение затрат на канцелярские товары, расходные материалы, архивное дело.

Положительный эффект от внедрения ЭДО будет тем выше, чем более высокий процент работников организации будет вовлечен в процесс работы с системой ЭДО.

Как система электронного оборота документов СБИС помогает бизнесу?

Мы предлагаем Вам услуги по внедрению, настройке и доработке программного обеспечения СБИС, предназначенного для организации электронной отчетности и документооборота в компаниях различного масштаба и любой сферы деятельности.

СБИС обладает рядом преимуществ, которые делают сферу применения данного программного обеспечения достаточно широкой. Внедрение электронного документооборота позволит использовать следующие функции программы:

• поддержка обмена документацией не только внутри организации, но и с внешними контрагентами, партнерами и поставщиками, что позволяет в разы сократить расходы на курьерские службы и прочие почтовые расходы, а также снизить время подписания документа до минимума;
• ускорение процедуры заключения сделок, от которых зависит прибыль компании;
• интеграция с различными учетными системами, которые уже используются в компании, и простой экспорт документации из них;
• доступ с мобильных устройств (смартфон, планшет), поэтому любой сотрудник может получить доступ (при наличии соответствующих прав) к необходимым ему документам независимо от своего местоположения и времени;
• эргономичность системы, интуитивно-понятный интерфейс программы, возможность найти требуемый документ всего в 1-2 клика;
• высокая степень защиты конфиденциальной информации, в том числе, в момент отправки значимой конфиденциальной документации внешним партнерам.

Внедрение электронного документооборота: секреты успеха от экспертов

Просто покупка программы для управления документами организации не является гарантией решения всех проблем, связанных с созданием, движением, контролем документов.

Успешное внедрение основывается на:

1. всесторонней поддержке проекта руководством организации;
2. грамотном решении организационных вопросов, связанных с внедрением системы;
3. достаточным влияние руководства организации на рядовых сотрудников, обычно принимающих любые новшества «в штыки»;
4. персональной заинтересованности ключевых работников в эффективной работе системы;
5. электронный документооборот должен внедряться при соблюдении определенных этапов внедрения.

Специалисты «АБТ-отчетность» предоставят подробную информацию о программном обеспечении СБИС. Мы предоставляем возможность тестовой работы в программе. Осуществляем внедрение системы документооборота и обучение работы в ней Ваших сотрудников. 

Наши контакты >>>