УПД 2018: не путать со счет-фактурой. Свежие уточнения от ФНС

Вот уже несколько лет как Федеральная налоговая служба ввела УПД (универсальный передаточный документ), позволяющий сократить документооборот. Эта форма включает в себя сразу несколько первичных учетных документов: счет-фактуру и передаточный документ (акт). В августе 2018 года налоговики пояснили важный нюанс: УПД нельзя использовать только как счет-фактуру, несмотря на то, что это «композитный» документ и он включает в себя данные счет-фактуры. Как передаточный документ УПД использовать можно, а исключительно как счет-фактуру – нельзя. Разберемся во всех тонкостях работы с УПД в этой статье.

УПД является долгожданной формой бухучета. Он позволяет упростить ведение бухгалтерии, на его основе можно списать затраты по налогу на прибыль, подать налоговый вычет по налогу на добавленную стоимость. При этом у компаний и ИП осталось право выбора – использовать гибридную форму УПД или каждый учетный документ по отдельности: счет-фактуру, товарную накладную или акт. УПД носит рекомендательный характер.

Универсальный передаточный документ (раньше он назывался универсальным отгрузочным документом) в каком-то смысле можно назвать народным. В его создании участвовали приглашенные эксперты, профессионально занимающиеся бухгалтерскими программами. Также проект документа был выложен в широкий доступ на сайте Федеральной налоговой службы и представлен к обсуждению бухгалтерскому сообществу. После этого в 2013 году налоговики предложили к использованию универсальный документ, составленный на основе счет-фактуры. В 2016 году был утвержден формат документа в электронном виде.

Счет-фактура и УПД: и вместе, и врозь…

Несмотря на то, что документ много обсуждался и уже не первый день в арсенале бухгалтера, по нему возникают вопросы. Так, в 2018 году в ФНС был направлен запрос одного из интернет-пользователей о том, возможно ли применение УПД как счет-фактуры. В конце августа 2018 года последовал ответ ФНС по этому вопросу, ответ однозначный - использование только в качестве счета-фактуры УПД не предусмотрено. УПД не может заменить счет-фактуру.

В поясняющем этот вопрос письме № АС-4-15/16298 идет отсылка к документу ФНС от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96 «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры». В этом документе прописаны все статусы УПД, отдельного статуса «счет-фактура» в нем нет.

Универсальный передаточный документ может быть использован в двух статусах.

• Статус «1»: Счет-фактура + передаточный документ (акт).
• Статус «2»: Передаточный документ (акт).

Налогоплательщики, которые платят НДС, проставляют в УПД статус «1», тот же, кто не обязан выписывать счет-фактуру, проставляет в документе статус «2», и это означает, что УПД используется им как передаточный документ.

Как перейти на УПД?

Для того чтобы перейти на УПД, необходимо произвести ряд действий: отразить изменение в своей учетной политике, проинформировать об этом контрагентов, подкрепить переход необходимыми документами.

Какие документы понадобятся для работы с УПД:

• Приказ о переходе на УПД,
• Форма УПД (может быть использован как образец ФНС, как и доработанная под нужды предприятия форма),
• Уведомления контрагентам о применении УПД,
• Допсоглашения к договорам с контрагентами о переходе на УПД,
• Внутренние нормативные документы о переходе на УПД.

Заполнение УПД. Учитываем все изменения

В последние полтора года довольно много изменений претерпел документ счет-фактура, который автоматически притянул изменения в УПД.

Скачать актуальный бланк УПД.

С июля 2017 года в документе появилась строка идентификатора государственного контракта. В документе это отражено в строке 8, она заполняется при условии, если организация или ИП работают по госзаказу. Если предприятие не работает на подряде у государства, делается прочерк.

С октября 2017 в счет-фактуре произошел целый пакет изменений, все они отразились и в УПД. При заполнении УПД 2018 помните, что в нем должна присутствовать новая строка 1а «Код вида товара». Она заполняется теми, кто поставляет продукцию в страны ЕАЭС. Код вида товара указывается согласно единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности ЕАЭС.

Изменено название 11 строки. Старое название «Номер таможенной декларации» заменено на «Регистрационный номер таможенной декларации». Соответственно в данной строке указывается регистрационный номер таможенной декларации.

В документе появилась новая графа для подписи уполномоченного лица, подписывающего счет-фактуру за предпринимателя. Прежде такие графы были только для подписей тех, кто заменяет руководителя или главного бухгалтера.

Внесены изменения в строку 2а. Ранее в ней нужно было заполнять место нахождения юрлица на основе учредительных документов, ИП - по месту жительства. С октября 2017 года в этой строке указывается адреса юридического лица согласно ЕГРЮЛ, адрес предпринимателя – согласно ЕГРИП.

Также регламентирован порядок хранения счетов-фактур. Хранить их нужно в хронологическом порядке и не менее 4 лет. В электронной системе СБИС формы документов актуализируются сразу после вступления в силу внесенных в них изменений. Новые формы электронных счетов-фактур и УПД реализованы в СБИС Электронный документооборот.

Как создать УПД в СБИС

Практика показывает, что УПД охотно используется организациями. Насколько сложно оформить УПД в СБИС и как создать УПД в нашем электронном сервисе? Вопрос актуальный, даже если вы сами не используете УПД, ваш контрагент может попросить вас отправить ему УПД.

1. При отправке реализации одному контрагенту через универсальный передаточный документ в СБИС нужно изменить стандартный тип документов на УПД. Нужно создать реализацию, далее во вкладке «Документы» нажать на «Тип документа» и изменить тип документа со стандартного на УПД.
2. При отправке реализации всем контрагентам через УПД не нужно выбирать тип документа каждый раз, необходимо сделать изменения в настройках.

   При максимальной конфигурации СБИС:

   Зайти на главную страницу, проверить конфигурацию. Во вкладке «Учет» (справа) нужно изменить тип документа со стандартного на УПД. Затем нажать «Применить».

   При минимальной конфигурации:

   Зайти в раздел «Каталог и цены». Открыть настройки, во вкладке «Учет и параметры» изменить тип документа со стандартного на УПД. Затем нажать «Применить».

Сдать документы в налоговую в лучшем виде поможет сервис СБИС Электронная отчетность, в котором доступны двухступенчатый контроль и проверка на ошибки, консультации по вопросам заполнения и отправки форм отчетности и еще постоянно пополняемый список возможностей.

Для передачи данных по телекоммуникационным каналам связи необходима электронная цифровая подпись. Заказать ее можно в нашем магазине электронных подписей Центр ЭЦП.

Хотите подробнее узнать о том, как работать с УПД в СБИС – смело задавайте вопросы нашим специалистам!