Управление бизнес-процессами без дополнительного программирования

Управление бизнес процессами (BPM) – это очень сложный раздел менеджмента. Именно с такой фразы часто начинают свои статьи авторы, описывающие BPM и отпугивающие тем самым читателей от прочтения, а менеджеров – от внедрения системы управления бизнес-процессами. Мы начнем статью иначе: BPM - дело непростое, но захватывающее и полезное, дающее системные результаты. А также мы расскажем о новом продукте - СБИС Управление бизнес-процессами.

Управление бизнес-процессами (англ. business process management) – не единственное понятие, которое претендует на аббревиатуру BPM. Например, в медицине BPM (beats per minute) - показатель ритма пульса, количество ударов в минуту, в психологии BPM (basic perinatal matrices) – состояние психики новорожденного, также BPM называется журнал о музыке, язык в Индии… Поэтому, помните - аббревиатуру BPM в диалоге лучше расшифровывать.

Рассказывать об управлении бизнес-процессами в нашей статье мы будем по принципу: от общего к частному. По такому же принципу описываются бизнес-процессы для создания системы управления ими. Сначала видим ситуацию в целом, потом углубляемся в детали. Мы поясним понятие, расскажем о причинах внедрения системы управления бизнес-процессами, ее главных принципах, а затем перейдем к инструментам BPM, то есть к деталям.

Что дает управление бизнес-процессами

Соберите все вопросительные слова: кто, что, где, когда, кому, зачем и др. Задавайте их без устали и на их все система управления бизнес-процессами должна вам ответить. При этом вы не просто получаете развернутую картину ситуации, вы имеете под рукой инструмент (в данном контексте – вся система BPM), который эту ситуацию может менять. Управление бизнес-процессами в организации заключается в том, что вы регламентируете, описываете и изменяете бизнес-процессы.
Для чего компании идут на совершенствование управления бизнес-процессами? На поверхности две причины – увеличить скорость выполнения процесса и повысить качество. Однако BPM позволяет достичь и других целей.

Для чего внедряют управление бизнес-процессами:

1. Прозрачность. Все процессы как на ладони.
2. Качество. За счёт прозрачности бизнес-процессов для всех участников, четких регламентов и контроля достигается соблюдение всех правил. Такой подход позволяет повысить не только качество процесса, но и результата, а также подтянуть компетенции сотрудников, а значит повысить «качество» команды.
3. Скорость. Сокращается время выполнения процессов за счёт регламентированной маршрутизации.
4. Управление на основе показателей. Сначала пример – на время выполнения операции, например, согласования документа, устанавливается временной показатель – 1 сутки. Также могут быть использованы и многие другие показатели: затраты на процесс, загрузка ресурсов и т.п.
5. Гибкость — возможность менять процессы с учетом рацпредложений «снизу», при необходимости - оперативно менять систему в целом.

Настройка системы: дойти до «дна» и определить ответственных

Как идет настройка системы управления процессами?

• Сначала процессы описываются. Причем, как уже было сказано выше, по принципу – от общего к частному. Описание бизнес процесса начинается «в общем», после чего каждый процесс делится на подпроцессы и детализируется до определенного «донного» подпроцесса. Изменение же бизнес-процесса, наоборот, начинается снизу, то есть с максимальной детализации. И от частного к целому вносятся изменения.
• За процессы должны отвечать определенные люди. Необходимо определить людей, ответственных за бизнес-процессы, еще их называют владельцами бизнес-процессов. Управленец сосредотачивается на исполнении процесса, его совершенствовании и развитии. Он должен сторониться всех проявлений, отягощающих бизнес-процесс. Например, появления дополнительных задач, новых согласовывающих и т. п.
• Далее необходимо внедрить в работу коллектива описанный бизнес процесс. Именно на этом этапе многие ломают копья, об этом надо помнить. Работа становится четкой, формализованной, расхлябанности места не остается. Но важно учесть, что становится и меньше творчества, что нередко вызывает сопротивление у хороших сотрудников, от которых неприятие становится неожиданностью.

Со СБИС управлять бизнес-процессами просто и наглядно

Для совершенствования управления бизнес процессами сервис СБИС Управление бизнес-процессами предлагает решение, которое основано на анализе множества внедрений. Его фишка в том, что оно позволяет настроить бизнес-процессы по стандартам BPM без программирования. В СБИС уже настроены типовые бизнес-процессы: приказы, договоры, заявки и др. Нужно выбрать этапы, связать их между собой, настроить маршруты, назначить исполнителей и ответственных.

Еще одна фишка СБИС – упаковка процесса «под ключ», то есть процессы включают в себя все этапы, от и до, не заканчиваясь на этапе согласования. Например, на выдаче путевого листа или командировочного удостоверения, получения средств в подотчет, процесс не заканчивается. Необходимо по прошествии времени сдать документ, закрыть финансовый вопрос. Система построена так, чтобы сделать технологию управления бизнес-процессами предельно простой и понятной: это решается через простой и интуитивно понятный интерфейс, через подсказки-инструкции. Тем, кто забывает или регулярно не успевает, СБИС напомнит о задаче.

5 готовых решений в СБИС Управление бизнес-процессами

Регистрация писем. Корреспонденция закрепляется в электронном документообороте за ответственными, контролируется срок ответа, сохраняется история переписки.

Согласование договоров. Создание шаблонов договоров, возможность онлайн-редактирования и согласования, создание дополнительных соглашений и смет.

Авансовые отчеты и командировки. Создание заявки на подотчет, согласование авансовых отчетов, архивирование документов.

Заявки и приказы на оплату. На основании счета от поставщика создается заявка на оплату, далее следует согласование оплаты, выписывается автоматом платежное поручение, после сверки оно уходит прямиком в банк, в системе есть интеграция с клиент-банком.

Обращения и рекламации. Проблемы классифицируются, осуществляется мониторинг зависших проблем, контроль SLA, связь с сайтом.

Может сложиться впечатление, что решение только для самых простых процессов. Это не так.

В СБИС Управление бизнес-процессами есть и сложные инструменты BPM для больших процессов. Маршруты в предлагаемом нами к установке решении могут быть самыми замысловатыми, настройка визирования может быть гибкой, есть конструктор шаблонов документов, визуальный редактор, адаптивный интерфейс и др.

Подробнее рассказать о всех возможностях решения СБИС Управление бизнес-процессами вам готовы наши специалисты.

Проанализировать всю финансовую отчетность компании быстро и без специальных знаний и навыков поможет сервис СБИС Электронная отчетность. Опираясь на всю вашу отчетность, он проведет развернутый анализ данных, подготовит управленческие отчеты. Немаловажно, что сервис сопровождают опытные специалисты, которые в консультационном режиме могут помочь разобраться во всех возникших вопросах.

Автоматизация документооборота невозможна без электронной подписи. Заказать ее легко в Магазине ЭЦП. Это быстро и надежно. В нашем Магазине ЭЦП вы найдете электронную подпись под любую задачу.